Salle de l’Archipel
Règlement et tarifs 2023
RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LOCATION DE L’ARCHIPEL
– Capacité d’accueil : 173 personnes
– Nombre de tables : 23
– Nombre de chaises : 150
∆ Les issues de secours doivent rester dégagées, les tables doivent être dressées sous cette condition.
La sono est limitée à 100 décibels (voir tableau lumineux dans la salle). Au-delà, le courant est systématiquement coupé pendant 15 minutes et se remet en route lorsque le son est baissé.
Préambule :
Les dispositions du présent règlement sont prises en application des articles L2212-2 et suivants du code général des collectivités territoriales. Dans ce cadre, la commune se réserve le droit de refuser une location pour toute manifestation susceptible de troubler l’ordre public.
La salle de l’Archipel est gérée et entretenue par la commune avec pour objectif la mise à disposition de lieux de rencontre et de rassemblement permettant réunions et autres manifestations.
Les tarifs 2023 :
LES BÉNÉFICIAIRES
La commune de Saint Médard d’Aunis
La commune se réserve un droit de priorité sur les salles municipales, notamment pour l’organisation d’élections, de campagnes électorales, du plan d’urgence d’hébergement, de réunions publiques, de manifestations municipales d’extrême urgence, d’événements imprévus au moment de la réservation, de travaux à réaliser… Par ailleurs, la commune peut immobiliser la salle pour des raisons de sécurité.
Les tarifs applicables sont ceux en vigueur le jour de la location et non ceux en vigueur le jour de la réservation.
LES CONDITIONS DE LOCATION
Les pré-inscriptions de location de la salle communale s’établissent au moyen d’un formulaire de réservation à compléter, à signer et à remettre à la mairie. Dès réception par la mairie de cette demande, une liste des pièces à fournir sera demandée pour compléter le dossier de réservation.
La réservation sera acquise, sauf annulation par nécessité, lorsque le formulaire sera signé pour accord par la mairie et que le dossier sera complet.
Pour être complet un dossier devra se composer des pièces suivantes :
- Le contrat dûment signé par les deux parties
- L’attestation d’assurance Responsabilité Civile fournie par le locataire signifiant le montant de la garantie dommages.
- L’acompte de 50 %
- Le versement des chèques de cautions
- Un justificatif de domicile
- Une photocopie recto/verso de la pièce d’identité du bénéficiaire
La signature du contrat suppose que le bénéficiaire a pris connaissance dudit règlement, et s’engage, à en respecter strictement les dispositions. Toute fausse déclaration concernant l’identité du véritable utilisateur de la salle, sera pénalisée. Une retenue sur la caution servira à ramener au juste prix, le montant de la location.
LES CONDITIONS FINANCIÈRES
La délibération du conseil municipal du 5 septembre 2017 fixe les tarifs de location, ainsi que le montant des différentes cautions. Ces tarifs sont annuellement révisables par délibération du conseil municipal.
Une fois le dossier complet reçu par la commune de Saint Médard d’Aunis, le bénéficiaire devra verser le solde de la location au moins un mois avant la journée de location.
L’acompte :
Un acompte de 50 % sera demandé au moment de la constitution du dossier d’inscription.
En cas de désistement, le demandeur est tenu d’informer, par écrit le service de réservation de la mairie.
L’acompte pourra être restitué pour des cas bien particuliers :
- décès de l’un des demandeurs, d’un ascendant ou d’un descendant direct (fournir acte de décès + pièce faisant apparaître le lien de parenté)
- perte d’emploi (fournir justificatif)
- maladie grave (fournir un certificat médical)
- hospitalisation (fournir certificat d’hospitalisation)
Dans le cas contraire, la commune conservera 50% du règlement de la location de la salle.
Les cautions :
Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, des cautions seront exigées. Celles-ci constituent une avance sur les frais de remise en état du matériel et de nettoyage des locaux dont la totalité sera supportée par le bénéficiaire, l’état des lieux servant de base au chiffrage des réparations éventuelles par les services techniques municipaux ou une entreprise extérieure.
Les cautions, en cas de dégradations constatées, ne seront restituées qu’après paiement par le bénéficiaire de l’intégralité des dommages. Si les dégradations dépassaient le montant de la caution, la mairie de Saint Médard d’Aunis se réserverait le droit de poursuivre le bénéficiaire de la location pour le solde restant dû. Si aucun dommage n’a été constaté, le chèque de caution sera restitué dans les 15 jours à compter du jour de l’état des lieux.
ASSURANCES
Le bénéficiaire de la location doit contracter une assurance couvrant les biens lui appartenant, les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats.
Dans ce cadre, la commune de Saint Médard d’Aunis ne pourra être tenue pour responsable en cas de perte, vol ou accident, concernant les effets ou objets laissés dans les locaux.
Sur l’attestation d’assurance, faisant partie du dossier d’inscription, devra apparaître le nom de la salle, les jours et horaires d’utilisation.
RANGEMENT ET NETTOYAGE
Tables et chaises : Afin de contrôler leur état, les chaises devront être empilées après nettoyage par nombre de 15 chaises et les tables devront être repliées et remises à leur place.
En cas de détérioration des tables et des chaises, il vous sera facturé : 400 €/ table et 80€/ chaise.
Office – WC – Lavabos – Douche – Electroménager : ils doivent être nettoyés et en parfait d’état de propreté de fonctionnement au moment de l’état des lieux.
La salle, l’office traiteur et le bar : le bénéficiaire devra procéder au rangement et devra donner un coup de balai et laver le carrelage.
Les abords : le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots de cigarettes…)
Poubelles : le bénéficiaire devra procéder au tri sélectif et déposer les poubelles dans le local-poubelles.
Nettoyage : seuls les produits de nettoyage, éponges et lingettes mis à disposition du bénéficiaire devront être employés, ceci pour ne pas détériorer le matériel.
LES CONDITIONS D’UTILISATION
La responsabilité du bénéficiaire :
Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans la salle est requise. Il prend les dispositions nécessaires.
La sécurité et capacité des salles :
Une capacité d’accueil maximale indiquée dans le contrat de location est fixée. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter cette capacité maximum. En cas de dépassement, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée.
D’une manière générale, le bénéficiaire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d’hygiène et de sécurité, en particulier :
- La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords extérieurs, à l’intérieur de la salle et à proximité des issues de secours.
- Les sorties de secours doivent être dégagées à tout moment, le non-respect de cette consigne engagera la responsabilité du bénéficiaire et pourra entraîner l’arrêt immédiat de la manifestation.
- Les blocs autonomes, les issues de sécurité doivent rester visibles.
- Les installations électriques, de chauffage, ventilation, projection, éclairage, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées, surchargées ou encore modifiées.
- Toute animation de pyrotechnie est strictement interdite à l’intérieur des locaux.
- Aucune décoration ne devra être apposée sur les murs. Il est par ailleurs formellement interdit de planter des clous (punaises…), et de percer, d’agrafer, de coller (avec de la colle ou ruban adhésif…) dans quel qu’endroit que ce soit de la salle et ses dépendances.
- Les objets apportés par les bénéficiaires devront être retirés de la salle avant la fin de la période de location.
- Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans la salle communale (four, barbecue, bouteille de gaz…)
- Aucun animal ne doit être introduit dans la salle.
- Sont interdits vélos, rollers, jeux de balle ou de ballon, etc. (liste non exhaustive)
- Aucun produit inflammable n’est accepté.
En cas de sinistre le bénéficiaire doit obligatoirement :
- Prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique
- Assurer la sécurité des personnes
- Ouvrir les portes de secours
- Alerter les pompiers (18), le SAMU (15)
Il est, en outre, rappelé qu’il est interdit de fumer et de vapoter dans ce lieu public, que les dispositions relatives à l’ivresse publique, notamment l’interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs s’appliquent et que l’accès aux équipements est interdit aux personnes en états d’ébriété.
La salle municipale ne peut abriter des activités contraires aux bonnes mœurs.
L’activité sonore :
Le bénéficiaire se doit d’éviter toute nuisance sonore pour les riverains de la salle. Il garantit l’ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant (pétards, feux d’artifice…).
En cas de manquement et de tapage nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée.
La fermeture des lieux :
Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou d’intrusion, il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier que les lumières sont éteintes, les portes et fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées, que les ordures sont déposées dans le local prévu.
L’état des lieux et les clés :
Les clés de la salle seront remises au bénéficiaire le vendredi à 12h00 lors de l’état des lieux d’entrée de la salle. Les clés seront rendues le lundi matin dès 8h30 après état des lieux de sortie en présence du bénéficiaire et du responsable de la salle.
Si la salle n’est pas correctement nettoyée ou rangée, le responsable le stipulera dans l’état des lieux. Un exemplaire sera remis au bénéficiaire, un autre sera transmis en mairie pour suite à donner (facturation des heures de travail pour le nettoyage notamment).
En cas de perte des clés, il sera facturé le changement de barillet, ainsi que le nombre de jeux de clés de la salle.
Les autres obligations :
S’il y a lieu, le bénéficiaire s’acquitte de ses obligations vis-à-vis de l’administration fiscale et de la SACEM.
En cas d’ouverture d’un débit de boisson temporaire, le bénéficiaire sollicite une demande d’autorisation auprès de la mairie de Saint Médard d’Aunis et effectue les déclarations nécessaires.